Por qué tantas empresas migran de Google Workspace a Microsoft 365 (2025): costes, seguridad, IA y productividad

Resumen ejecutivo — 7 razones de negocio

La decisión de migrar rara vez obedece a un único motivo. La vemos como una suma de palancas de valor que, combinadas, justifican el cambio: ahorro por consolidación de herramientas, postura de seguridad más sólida, mejores controles de cumplimiento, analytics y BI integrados, y ahora IA generativa integrada en los flujos de trabajo donde pasan las horas.

• Coste total y consolidación: con Microsoft 365 E3/E5 muchas empresas sustituyen soluciones aisladas (correo seguro, EDR/XDR, DLP, BI, PBX cloud) por un bundle unificado.
• Seguridad integrada end-to-end: E5 añade Defender (correo, endpoint, identidad), Purview (etiquetas, DLP, retención, eDiscovery) y control de auditoría.
• Apps de escritorio potentes: Excel para modelos complejos (macros, Power Query/Pivot) y ficheros grandes; Word/PowerPoint/Outlook maduros.
• IA para el trabajo: Copilot para Microsoft 365 en Word, Excel, Outlook y Teams; alternativa: Gemini en Gmail/Docs/Meet.
• Colaboración y voz: Teams + Teams Phone consolidan chat, reuniones y PBX en la nube.
• Gestión de dispositivos: Intune y políticas de Zero Trust frente a la aproximación más ligera de Google.
• Residencia de datos UE: EU Data Boundary completado; en Google, Data Regions (incluido soporte para Gemini en 2025).

Señales de mercado y tendencias

Los informes anuales de Okta (Businesses at Work 2025) muestran a Microsoft 365 y Google Workspace como suites dominantes y en crecimiento, con seguridad y colaboración como las categorías que más se refuerzan. En paralelo, la unificación de comunicaciones se acelera: Microsoft Teams continúa como referente en UCaaS, lo que impulsa proyectos de consolidación de chat, reuniones y telefonía.

Traducción práctica: cada vez más CIOs evalúan la convergencia de productividad, seguridad y comunicaciones en torno a un proveedor principal, recortando contratos y simplificando soporte.

Productividad — Office vs. Google Docs (lo que de verdad pasa en el día a día)

Excel sigue siendo determinante en finanzas, operaciones o FP&A: maneja hasta 1.048.576 filas × 16.384 columnas por hoja, integra Power Query/Power Pivot y soporta macros VBA. Google Sheets es excelente en colaboración en tiempo real, pero tiene límite de 10 millones de celdas por archivo; para modelos de gran tamaño, esa barrera importa.

En coautoría, ambos ecosistemas brillan, pero el usuario avanzado aprecia disponer de cliente de escritorio + nube: abrir un libro pesado local, editarlo con rendimiento nativo y guardarlo en OneDrive/SharePoint con autosave. Ese patrón híbrido (escritorio+nube) es donde Office & Teams marcan la diferencia para muchas organizaciones.

Además, al optar por E5 se añade Power BI Pro (dentro de Office 365 E5), lo que reduce costes de BI si hoy se paga por separado una herramienta analítica.

Seguridad y cumplimiento — Purview & Defender vs. Google Security & Vault

La postura de seguridad suele ser el factor decisivo. Con Microsoft 365 E5 se unifican capas: identidad (Entra ID P2), protección del correo (Defender for Office 365), endpoint (Defender for Endpoint), threat intelligence, SIEM/SOAR (Microsoft Defender XDR & Sentinel, según licenciamiento) y gobierno de la información con Microsoft Purview (etiquetas, DLP, retención y eDiscovery Premium).

En Google Workspace, Google Vault cubre retención y eDiscovery para Gmail/Drive/Chat/Meet; el Security Center y la DLP nativa aportan controles valiosos. Aún así, si la estrategia es consolidar ciberseguridad en un bundle único, E5 suele cubrir más frentes “de serie” (especialmente en auditoría avanzada, Insider Risk, información sensible en endpoints y gobierno unificado con Purview).

IA en el puesto de trabajo — Copilot vs. Gemini (qué cambia al migrar)

Copilot para Microsoft 365 añade IA dentro de Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams, con licenciamiento desde 30 USD/usuario/mes (sobre licencias base elegibles). Su ventaja es contexto seguro desde tu Microsoft Graph: correos, documentos, reuniones y chats se convierten en conocimiento accionable bajo tus etiquetas y políticas de Purview.

Gemini para Workspace se integra en Gmail/Docs/Meet y ha reordenado add-ons legados. En 2025 Google habilitó Data Regions para funciones Gemini, importante para clientes con requisitos de residencia.

Recomendación: define 3–5 casos de uso “con dinero dentro” (ventas, soporte, finanzas) y mide ahorro de tiempo/coste vs. licencias. Para equipos que viven en Office, Copilot reduce “saltos de contexto” y acelera entregables; si la empresa es web-first, Gemini también puede dar tracción sin cambiar suite.

Colaboración y telefonía — Teams, Teams Phone y Meetings vs. Meet y Voice

Microsoft Teams centraliza chat, reuniones, archivos y telefonía cloud (Teams Phone) para sustituir PBX con opciones de PSTN como Calling Plans, Operator Connect o Direct Routing. La documentación oficial de Teams Phone resume funcionalidades (colas, IVRs, grabación, dispositivos certificados).

En Google Workspace, Meet resuelve reuniones con alta calidad y Google Voice aporta telefonía empresarial (licencias aparte). Es una opción sólida para entornos “todo Google”. La decisión suele girar en torno a qué plataforma será el “hub” de trabajo y si conviene consolidar PBX + colaboración en un mismo panel de administración.

Gestión de dispositivos — Intune/Entra vs. Endpoint Management de Google

Intune ofrece MDM/MAM maduros para Windows, macOS, iOS/iPadOS y Android, con cumplimiento granular, actualizaciones y Zero Trust (condiciones de acceso, protección de apps). Documentación: ¿Qué es Intune?. Si tu flota es mayoritariamente Windows y ya usas Microsoft Defender, la sinergia reduce fricción operativa.

Google Endpoint Management brilla en BYOD y flotas Android/ChromeOS, y cubre iOS/Windows/macOS con diferentes niveles según edición (visión general · centro de ayuda). Para organizaciones con parque mixto y requisitos de cumplimiento profundos en Windows, Intune suele ofrecer más depth de control.

Soberanía y residencia de datos en la UE

En febrero de 2025 Microsoft completó la EU Data Boundary, extendiendo almacenamiento y procesamiento dentro de la UE/EFTA para Microsoft 365, Dynamics 365 y Power Platform (incluyendo datos de soporte). Para muchos clientes europeos esto simplifica evaluaciones de transferencia internacional.

Google, por su parte, dispone de Data Regions para Workspace y en 2025 habilitó el uso con funciones Gemini en regiones seleccionadas (anuncio). Si la residencia y la localización del soporte son críticos, este punto puede decantar la balanza.

Coste total (TCO) y licencias — cuándo compensa el cambio

Más allá del precio por usuario, el TCO suma herramientas que hoy pagas aparte: protección de correo, EDR/XDR, DLP/IRM, SIEM/SOAR, BI, telefonía, MDM y ahora IA. Con E5, varias de estas capacidades ya vienen integradas; además, Copilot (30 USD/usuario/mes) despliega IA directamente en Office/Teams.

Regla práctica: si actualmente abonas Workspace + (correo seguro) + (EDR) + (DLP) + (PBX cloud) + (BI) + (IA), la migración a Microsoft 365 (E3/E5 + Copilot) suele reducir contratos y simplificar soporte, manteniendo o mejorando el nivel de control.

Plan de migración en 6 fases (rápido, reversible y con métricas)

1. Descubrimiento y piloto: inventario de buzones, calendarios, grupos, Shared Drives, apps (AppSheet, integraciones), permisos y retenciones. Define personas piloto (ventas, finanzas, TI) y KPIs (tiempo de respuesta, quejas, incidencias).
2. Identidad y seguridad: prepara Entra ID (SSO/MFA/condicional), dominios y DNS. Planifica SPF/DKIM/DMARC con guías oficiales (SPF · DKIM · DMARC). Aplica guardrails mínimos: etiquetas de sensibilidad, DLP “en auditoría”, políticas de retención base.
3. Correo y calendarios: migra por oleadas con la ruta oficial Google Workspace → Exchange Online o, en su defecto, IMAP (guía IMAP). Valida free/busy cruzado en el piloto y planifica el corte de MX fuera de horario.
4. Archivos: mueve Drive/Shared Drives → OneDrive/SharePoint con Migration Manager/Mover (Migration Manager) o SPMT (SPMT). Revisa mapeo de permisos y estructura de sitios/Teams antes de ejecutar.
5. Colaboración y telefonía: diseña la información (sitios, equipos y canales), políticas de reuniones/grabación y gobernanza. Si hay voz, define Teams Phone con Operator Connect/Calling Plans según país y contrato.
6. Desactivación y soporte: deja Workspace en read-only hasta cerrar holds de Vault y verificar exportaciones. Establece soporte post-go live, adopción (vídeos cortos, “cómo elegir etiqueta”) y tableros de uso/seguridad.

Checklist exprés: DNS y autenticación listos; lotes de migración definidos; mapeo de permisos Drive→SPO; políticas DLP/retención en “auditoría”; plan de voz (si aplica); adopción y soporte en marcha.

Errores típicos y cómo evitarlos

• Subestimar Drive→SharePoint: respeta jerarquías y propiedad de Shared Drives; no volcar “todo” en un único equipo. Prepara sitios/Teams destino antes de mover.
• DNS y autenticación a última hora: configura SPF/DKIM/DMARC semanas antes y ensaya el cutover con un dominio de prueba.
• Olvidar residencia/retenciones: si te aplica RGPD, al mover datos revisa EU Data Boundary vs. Data Regions y alinea políticas de retención/eDiscovery.
• IA sin casos de negocio: implanta Copilot/Gemini con pilotos medibles y normas de uso (datos sensibles, etiquetado, auditoría).

FAQ rápidas

Recursos oficiales y guías

• Migrar Gmail/Calendarios/Contactos → Exchange Online (Microsoft)
• Migration Manager (Mover) — Drive → OneDrive/SharePoint
• SharePoint Migration Tool (SPMT)
• Copilot para Microsoft 365 — precios
• Gemini en Google Workspace
• Data Regions en Google Workspace · EU Data Boundary (Microsoft)
• Microsoft Purview eDiscovery — documentación · Google Vault — documentación
• Límite de 10M celdas en Google Sheets · Especificaciones de Excel
• Okta — Businesses at Work 2025
• Teams Phone — funcionalidades · Operator Connect
• Configurar SPF · Configurar DKIM · Configurar DMARC

Conclusión — consolidar, proteger y habilitar IA

Las empresas que migran desde Google Workspace a Microsoft 365 suelen perseguir tres metas: consolidar costes (menos proveedores y solapamientos), elevar la postura de seguridad y cumplimiento (E5, Purview, Defender) y activar IA donde ya trabajan (Copilot incrustado en Office/Teams). Con una ejecución por fases, métricas de adopción y guardrails claros, el resultado es una plataforma más unificada, con menos fricción operativa y con valor tangible para el negocio.