Copilot Studio: cómo crear agentes paso a paso (guía 2025)

¿Qué es Copilot Studio?

Copilot Studio es la plataforma de Microsoft para crear agentes conversacionales (copilotos) con interfaz visual, dotarlos de conocimiento empresarial y permitirles ejecutar acciones sobre tus sistemas. Puedes publicarlos en Microsoft Teams, sitios web (iframe/Direct Line) y canales externos como WhatsApp mediante Azure Communication Services.

Su potencia reside en tres pilares: Knowledge (grounding sobre tus fuentes), Actions (integraciones con APIs/Power Automate/Graph) y Orquestación (prompts/reglas que definen el comportamiento). El resultado: respuestas más precisas y automatización de tareas en un mismo flujo conversacional.

Galería rápida (UI e ideas de arquitectura)

Requisitos y preparación del entorno

• Capacidad: habilita Copilot Studio (packs o PAYG) y, si usarás consumo bajo demanda, vincula facturación de Azure.
• Accesos: asigna Copilot Studio User License a makers; da rol de Environment Maker en el entorno.
• Entornos: prepara Dev / Test / Prod con cuotas de consumo diferenciadas.
• DLP: define políticas de data loss prevention antes de conectar datos externos o acciones.
• Identidades de servicio: registra una app (Azure AD) para llamadas a APIs y guarda secretos en Key Vault.
• Telemetría: decide qué paneles usar (analítica nativa y/o exportación a Power BI) y umbrales de alerta.

Trabaja dentro de Solutions desde el primer día para facilitar ALM (migraciones y versionado).

Diseño del agente: objetivos, intents y KPIs

1. Define objetivos (máximo 2–3): p. ej., “resolver FAQs de RR. HH.” y “crear tickets L1”.
2. Mapa de intents: lista de preguntas/acciones por prioridad (MoSCoW: Must/Should/Could/Won’t).
3. Alcance de conocimiento: qué cubren las FAQs clásicas, qué va a grounding y qué requiere acciones.
4. Restricciones: límites técnicos y de negocio (qué puede consultar/escribir, por rol o grupo).
5. KPIs: tasa de resolución, desvío de tickets, CSAT, coste/conversación y latencia P50/P95.

Plantilla resumida de PRD del agente: propósito → usuarios → intents → fuentes → acciones → políticas (privacidad/seguridad) → métricas → hitos.

Fuentes de conocimiento: SharePoint, web y datos internos

Tu precisión depende de la calidad de las fuentes y su curación. Combina:

• FAQs clásicas: redacta respuestas “oficiales” para lo repetitivo. Son baratas, precisas y estables.
• Grounding (RAG): usa bibliotecas de SharePoint, OneDrive y URLs corporativas mantenidas y versionadas.
• Datos en vivo: integra APIs (ERP/CRM/ITSM) mediante acciones para recuperar o actualizar información en tiempo real.

Incluye metadatos (propietario, fecha, versión, categoría) y un workflow de revisión para evitar respuestas obsoletas.

Acciones del agente: integraciones y automatizaciones

Con acciones el agente hace cosas útiles (crear tickets, consultar estados, reservar). Fuentes típicas:

• Power Automate (conectores estándar/premium y Logic Apps).
• Microsoft Graph (calendarios, usuarios, archivos, Teams).
• APIs propias (OpenAPI/Swagger, Azure Functions).
• Dataverse (tablas/acciones personalizadas).

Para operaciones de escritura, exige confirmación (“¿Confirmas?”), valida entradas y registra trazabilidad (quién, qué, cuándo).

Ejemplo: acción “Estado de pedido” (OpenAPI)

{
  "openapi": "3.0.1",
  "info": {"title": "Pedidos API", "version": "1.0.0"},
  "paths": {
    "/orders/{id}": {
      "get": {
        "summary": "Obtener estado del pedido",
        "parameters": [{"name":"id","in":"path","required":true,"schema":{"type":"string"}}],
        "responses": {"200": {"description":"OK"}},
        "security": [{"oauth2": ["orders.read"]}]
      }
    }
  },
  "components": {"securitySchemes": {"oauth2":{"type":"oauth2","flows":{"clientCredentials":{"tokenUrl":"https://login.microsoftonline.com/{tenant}/oauth2/v2.0/token","scopes":{"orders.read":"Leer pedidos"}}}}}}
}

Importa el documento OpenAPI en Copilot Studio o invócalo desde un flujo de Power Automate.

Prompts y comportamiento: guía de estilo y control

• Instrucciones del sistema: rol, tono, idioma, límites (“si no hay evidencia suficiente, pide aclaración o deriva”).
• Formato: responde con títulos claros, pasos accionables, enlaces a fuentes y evita párrafos largos.
• Fuentes: cuando uses grounding, añade enlace a la página/documento que respalda la respuesta.
• Seguridad: nunca inventar datos personales; nunca exponer secretos; manejar PII según RGPD.

Plantilla de prompt inicial (copiar/pegar)

Actúas como un agente de soporte de {producto}.
- Responde en español claro.
- Usa únicamente las fuentes permitidas (SharePoint/URLs).
- Si no hay evidencia, pide más contexto o ofrece derivar a un humano.
- Para acciones, confirma antes de ejecutar.
Formato: título breve, pasos numerados, enlaces a fuentes.

Construcción paso a paso en Copilot Studio

1. Crear el agente (entorno Dev) → nómbralo, idioma por defecto y mensaje de bienvenida.
2. Añadir conocimiento → “Knowledge” → agrega SharePoint/OneDrive/URLs; crea 15–30 FAQs clásicas para lo crítico.
3. Definir acciones → “Actions” → conecta Power Automate/Graph/APIs; añade variables de entorno (URLs/ids).
4. Configurar prompts → establece instrucciones de sistema, límites y estilo; exige citación de fuentes.
5. Probar en Test canvas → casos felices, bordes y entradas ruidosas; revisa trazas y consumo por evento.
6. Telemetría → activa paneles nativos y, si aplica, exportación a Log Analytics/Power BI.
7. Preparar publicación → permisos de acceso, política de privacidad, anuncios y FAQ de lanzamiento.

Pruebas, evaluación y calidad

• Dataset de pruebas: 30–50 preguntas reales por intención (incluye errores y jerga); define “respuesta esperada”.
• Conversión a clásica: todo lo repetitivo pasa a FAQ clásica (más rápido y barato).
• Seguridad: prueba prompt injection, PII y operaciones de alto riesgo; valida fallback a humano.
• Evaluación continua: revisa transcripciones semanales; refactoriza respuestas con baja confianza.
• UAT: 10–20 usuarios finales durante 1–2 semanas; objetivo ≥ 60% resolución en primer contacto.

Publicación en Teams, web y WhatsApp

Teams/Microsoft 365: canal ideal para asistentes internos. Web: demo rápida o integración con Direct Line (control de autenticación/CORS). WhatsApp: mediante Azure Communication Services (número verificado y plantillas).

• Roles y permisos: limita el acceso por grupos; define propietarios y revisores del agente.
• Telemetría: valida que los paneles miden uso, satisfacción y errores.
• Despliegue gradual: primero UAT, luego producción con feature flags y anuncio controlado.

Snippet para incrustar el agente (Web Chat + Direct Line)

<div id="webchat"></div>
<script src="https://cdn.botframework.com/botframework-webchat/latest/webchat.js"></script>
<script>
  const dl = window.WebChat.createDirectLine({ token: "TU_TOKEN_DIRECT_LINE" });
  window.WebChat.renderWebChat({ directLine: dl, locale: "es-ES" }, document.getElementById("webchat"));
</script>

Emite el token de Direct Line desde tu backend (intercambio de secretos) y aplica CORS/CSRF adecuados.

UX conversacional, accesibilidad y multilingüe

• Onboarding: una frase de valor + 3 ejemplos clicables de preguntas.
• Accesibilidad: marcas ARIA, contraste AA+, navegación por teclado.
• Estados: indicador “pensando…” y streaming para reducir percepción de latencia.
• Idioma: detecta idioma o fija locale; duplica FAQs en idiomas objetivo.
• Fallback: ofrece mano humana (ticket/chat) cuando la confianza sea baja o haya PII.

Seguridad, RGPD y gobierno (DLP)

• DLP: separa conectores de negocio y no negocio; bloquea orígenes de alto riesgo.
• Privacidad: aviso de uso de IA, retención y base legal; canal para derechos de interesados.
• Accesos: least privilege para makers; auditoría de publicaciones/cambios.
• Contenido: versiona fuentes, elimina obsoletos y exige propietario por documento.
• Acciones sensibles: límites por rol, aprobaciones y rate limits.

ALM: versiones, entornos y despliegues

1. Trabaja en Solutions (Dev): agente, flujos, conexiones y variables de entorno.
2. Usa connection references y environment variables para URLs, IDs y secretos.
3. Exporta/importa como managed a Test → ejecuta UAT → promueve a Prod con aprobación.
4. Documenta changelog (prompts, acciones, fuentes) y crea plan de rollback.

Métricas, costes y optimización

Optimización de costes

• Usa FAQ clásicas para lo repetitivo y reserva grounding/acciones para lo que aporta valor.
• Ajusta prompts a respuestas más concisas y reutiliza fragmentos aprobados (answer bank).
• Depura fuentes: elimina obsoletos y mejora metadatos para reducir alucinaciones.
• Combina capacidad base + PAYG para picos sin fricciones.

Checklist de lanzamiento (Go-Live)

FAQ

Enlaces oficiales

• ¿Qué es Copilot Studio?
• Knowledge & Actions (visión general)
• Publicar en web y seguridad del canal (Direct Line)
• ALM en Power Platform
• Políticas DLP en Power Platform

Conclusión y siguientes pasos

Crear un agente en Copilot Studio es un proceso iterativo: diseña el caso de uso, alimenta el conocimiento, conecta acciones, prueba con usuarios reales y publica con seguridad y métricas. Con una base de FAQ clásicas, grounding curado y acciones bien diseñadas, tu copiloto puede resolver la mayoría de consultas y automatizar tareas con un coste predecible.