Cómo migrar de Google Workspace a Microsoft 365 sin perder datos

Introducción

Cómo migrar de Google Workspace a Microsoft 365 sin perder datos no es sólo trasladar buzones: es mantener procesos, seguridad y productividad sin fricciones. Aquí vas a encontrar un plan claro y humano: inventario honesto, decisiones de identidad y DNS sin tecnicismos innecesarios, seguridad que protege sin molestar, coexistencia bien explicada y un go-live con delta sync para que nadie se quede fuera. Además, enlazamos a documentación oficial de Microsoft y Google para que cada paso pueda auditarse.

1. Por qué migrar ahora a Microsoft 365

Microsoft 365 concentra colaboración (Teams, SharePoint, OneDrive), seguridad (Defender for Office 365), identidad (Microsoft Entra ID) y gobierno (Microsoft Purview). Todo sincronizado para que TI tenga una única consola y el negocio gane velocidad.

2. Metodología de proyecto y gobernanza

En MSAdvance trabajamos por oleadas: primero un piloto pequeño y representativo, luego early adopters y finalmente áreas críticas. Cada oleada incluye delta sync, pruebas reales de negocio y comunicación por rol para minimizar sorpresas.

2.1 Gobierno claro desde el día uno

2.2 RACI resumido

2.3 Cronograma orientativo

1. Semanas 1–2: Assessment y arquitectura.
2. Semanas 3–4: Seguridad M365 y preparación Google.
3. Semana 5: Piloto (10–15%).
4. Semanas 6–8: Oleadas 1 y 2 + delta sync.
5. Semana 9: Corte de MX, UAT final y estabilización.

3. Fase 0 — Descubrimiento y evaluación (Assessment)

3.1 Inventario honesto

• Usuarios, alias, grupos, buzones compartidos y delegaciones.
• Volumen de correo y adjuntos, reglas especiales y retención.
• Calendarios de salas/equipos, reservas y permisos.
• Drive/Shared Drives: tamaño, nº de archivos, propietarios externos, Docs/Sheets/Slides.
• Integraciones: SMTP/IMAP, Apps Script, webhooks, SSO.

3.2 Calidad de datos

3.3 Compliance y retención

Define retención y búsquedas legales en Records Management y eDiscovery. Documenta quién puede acceder a qué y durante cuánto tiempo.

4. Fase 1 — Identidad, DNS y coexistencia

4.1 Identidad sin dolores

• Modelo cloud-only (Microsoft Entra ID) o híbrido.
• UPN claro, dominios verificados y MFA desde el inicio.

4.2 Correo, MX y autenticación

La coexistencia evita cortes bruscos. Preparar SPF, DKIM y DMARC reduce spam y suplantaciones.

• SPF: configurar
• DKIM: habilitar
• DMARC: definir política

# MX a Exchange Online Protection
MX @ 0 → empresa-com.mail.protection.outlook.com

# Autenticación de correo
TXT @ "v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all"
CNAME autodiscover → autodiscover.outlook.com
TXT _dmarc "v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@empresa.com"
    

5. Fase 2 — Preparación de Microsoft 365 (seguridad y gobierno)

5.1 Endurecimiento mínimo viable

• MFA y Acceso Condicional por rol/ubicación/riesgo.
• Bloquear POP/IMAP (autenticación básica) salvo uso de migración: referencia.
• Activar Defender for Office 365: Safe Links, Safe Attachments y antiphishing.

5.2 Gobierno de información (MIP y DLP)

5.3 Provisioning y licencias previas

Pre-crear usuarios, buzones compartidos, grupos y OneDrive ahorra tiempo el día del corte. Soporte: Graph PowerShell.

6. Fase 3 — Preparación en Google Workspace (OAuth, limpieza, permisos)

6.1 Limpieza

• Desactivar cuentas inactivas y cerrar comparticiones públicas.
• Congelar cambios críticos la semana previa a cada oleada.

6.2 Delegación y APIs

Configura la delegación de todo el dominio para la cuenta de servicio de migración. Guía oficial: Google Admin.

6.3 Permisos en Drive

Revisa propietarios y grupos; identifica Shared Drives con permisos irregulares y normalízalos. Referencia: Opciones de uso compartido.

7. Fase 4 — Migración de correo, calendarios y contactos

El Exchange Admin Center (EAC) permite migrar desde Google en lotes con sincronizaciones delta hasta el corte. Guía oficial: migración desde Google Workspace.

7.1 Flujo recomendado

1. Crear migration endpoint (IMAP/OAuth, según el enfoque).
2. Subir CSV con usuarios de la oleada.
3. Ejecutar lote piloto y validar reglas, delegaciones y calendarios.
4. Programar deltas y definir el corte de MX.

Connect-ExchangeOnline
New-MigrationEndpoint -Name "Gmail-IMAP" -Imap -RemoteServer "imap.gmail.com" -Port 993 -Security SSL

$csv = [System.IO.File]::ReadAllBytes("C:\Migracion\usuarios.csv")
New-MigrationBatch -Name "Batch-Gmail-01" -SourceEndpoint "Gmail-IMAP" -CSVData $csv `
  -TargetDeliveryDomain "empresa.onmicrosoft.com" -AutoStart -AutoComplete:$false

Get-MigrationBatch | Get-MigrationUser | Get-MigrationUserStatistics -IncludeReport
    

7.2 CSV de usuarios (formato)

8. Fase 5 — Migración de archivos (Drive/Shared Drives → OneDrive/SharePoint)

Usa Migration Manager en el centro de administración de SharePoint para mover Drive y Shared Drives con mapeo de identidades. Guía: Microsoft Learn.

8.1 Pasos clave

1. Configurar conectores origen/destino.
2. Mapear identidades y definir destinos.
3. Escaneo, resolución de permisos/propiedad y carga inicial.
4. Delta previo al corte y validación de accesos.

8.2 Límites y buenas prácticas

• Rutas/nombres largos: revisa límites oficiales: OneDrive/SharePoint.
• Grupos: los de Google no equivalen a Grupos M365; recrea y mapea.
• Docs/Sheets/Slides: línea clara de conversión a formatos de Office para edición nativa.

9. UAT, validaciones y control de calidad

Asegura que lo que importa al negocio funciona como antes… o mejor. Prueba con usuarios reales por rol, no sólo con TI.

10. Gestión del cambio y comunicación 30-60-90

10.1 Hitos de comunicación

• T-14 días: anuncio general y expectativas.
• T-7 días: “qué cambia hoy”, accesos y soporte.
• Día 0: recordatorio, canal de soporte y guía de primer día.
• Día 7/30: tips de productividad y dudas frecuentes.

10.2 Formación por rol

• Ventas: Outlook + Teams meetings y compartición con clientes.
• Finanzas: retención, etiquetas y bibliotecas críticas en SharePoint.
• Operaciones: canales de Teams por proceso y checklists de turno.

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11. Licencias: Business Basic, Business Standard y Business Premium

Para muchas empresas que migran desde Google Workspace, las opciones más directas son Microsoft 365 Business Basic, Business Standard y Business Premium. Aquí va una explicación sencilla y práctica para decidir:

12. Matriz de riesgos (RAID) y mitigaciones

13. Playbooks por escenario

13.1 Scale-up SaaS (150–300 empleados)

• Piloto 10–15% con perfiles de ventas, soporte y producto.
• Dos oleadas con delta y corte en viernes noche.
• DLP para código/PII; alertas a canal de TI.

13.2 M&A multidominio

• Verificar dominios y alinear UPN.
• Coexistencia temporal de calendarios; transición a Teams (eventos si procede).
• SharePoint “puente” para equipos combinados.

13.3 Industria con kiosks

• Business Premium + Intune para dispositivos compartidos.
• Oleadas por turno; señalética y micro-capacitaciones.
• Walkie Talkie en Teams y canal de avisos por planta.

14. Métodos de migración: comparativa y selección

15. Checklists operativos (pre, durante, post)

15.1 Antes de migrar

• Dominios verificados; estrategia de UPN decidida.
• MFA y Acceso Condicional activos.
• Usuarios/licencias y OneDrive aprovisionados.
• OAuth en Google: delegación de todo el dominio.
• Conectores en Migration Manager (guía).
• Plan de comunicación y soporte del día 1 por oleada.

15.2 Durante

• Monitorizar lotes y reintentos (EAC/PowerShell).
• Resolver conflictos de nombre y rutas largas.
• Ejecutar sincronizaciones delta.

15.3 Después

• Actualizar MX/SPF/DKIM/DMARC.
• Validar delegaciones, salas y móviles.
• Revisar permisos en SharePoint/OneDrive y recertificar accesos.

16. Scripts y configuraciones (PowerShell/JSON)

Connect-ExchangeOnline
Get-CASMailbox -ResultSize Unlimited | Set-CASMailbox -ImapEnabled:$false -PopEnabled:$false
    

{
  "displayName": "MFA obligatoria para usuarios con licencia M365",
  "conditions": {
    "users": { "includeUsers": ["All"] },
    "clientAppTypes": ["browser", "mobileAppsAndDesktopClients"]
  },
  "grantControls": { "operator": "OR", "builtInControls": ["mfa"] }
}
    

Connect-MgGraph -Scopes "User.ReadWrite.All","Directory.ReadWrite.All","Files.ReadWrite.All"
$sku = (Get-MgSubscribedSku | Where-Object {$_.SkuPartNumber -eq "ENTERPRISEPACK"}).SkuId
Import-Csv "C:\Alta\usuarios.csv" | ForEach-Object {
  $u = New-MgUser -DisplayName $_.DisplayName -UserPrincipalName $_.UPN `
    -MailNickname $_.Alias -AccountEnabled:$true `
    -PasswordProfile @{Password=$_.Password; ForceChangePasswordNextSignIn=$true}
  Set-MgUserLicense -UserId $u.Id -AddLicenses @{SkuId=$sku} -RemoveLicenses @()
  Invoke-WebRequest -Uri "https://graph.microsoft.com/v1.0/users/$($u.Id)/drive" -Headers @{Authorization="Bearer $((Get-MgContext).AccessToken)"}
}
# Doc: https://learn.microsoft.com/graph/powershell/overview
    

EmailAddress,UserName,Password
ana.perez@empresa.com,ana.perez@empresa.com,PwdTemporal#1
juan.garcia@empresa.com,juan.garcia@empresa.com,PwdTemporal#2
    

# Marcar asuntos externos y bloquear adjuntos ejecutables
New-TransportRule -Name "Tag Externo" -SentToScope NotInOrganization -PrependSubject "[EXTERNO]"
New-TransportRule -Name "Bloqueo ejecutables" -AttachmentExtensionMatchesWords @("exe","js","vbs") -DeleteMessage $true

# Referencia:
# https://learn.microsoft.com/exchange/security-and-compliance/mail-flow-rules/mail-flow-rules
    

17. KPIs de éxito y analítica de adopción

18. Preguntas frecuentes (FAQ)

19. Glosario

• Delta sync: sincronización incremental previa al corte.
• EOP: Exchange Online Protection (enrutamiento y filtrado).
• MIP: Microsoft Information Protection (etiquetas/cifrado).
• Entra ID: Identidad en la nube de Microsoft (antes Azure AD).
• DLP: Prevención de pérdida de datos.

20. Recursos oficiales

• EAC: migrar desde Google Workspace
• Buenas prácticas de migración
• Migration Manager (Google Drive → OneDrive/SharePoint)
• Límites de OneDrive/SharePoint
• Acceso Condicional (Entra ID)
• Defender for Office 365
• Google: Delegación de todo el dominio
• Google Drive: opciones de uso compartido
• Microsoft Graph PowerShell
• POP/IMAP en Exchange Online

21. Conclusión y siguientes pasos

Migrar de Google Workspace a Microsoft 365 sin perder datos es totalmente viable si sigues una ruta ordenada: inventario, identidad/DNS bien planteados, seguridad que acompaña, pilotos con sentido, oleadas con delta sync, UAT serio y una comunicación clara. Con herramientas nativas (EAC y Migration Manager) y buenas prácticas, el go-live será predecible y la adopción subirá sola.