¿Qué es Copilot? (2025) — guía completa de Microsoft Copilot, Copilot para Microsoft 365, Copilot Chat y Copilot Studio

Qué es Copilot (familia de productos) y qué aporta

Copilot es la capa de asistencia con IA que Microsoft incorpora en su ecosistema. En el trabajo diario, permite redactar, resumir, analizar datos, crear presentaciones o responder mensajes partiendo del contexto del usuario y de las aplicaciones que utiliza. Según el producto, Copilot puede tener en cuenta contenido de la organización (archivos, correos, chats) al que el usuario ya tenga acceso, o limitarse a información de la web si se usa en modo chat general. La propia documentación oficial de Microsoft posiciona a Copilot para Microsoft 365 como “IA en tiempo real” en las apps de Microsoft 365, con acceso a Microsoft Graph, y a Copilot Chat como experiencia de chat segura, basada en la web, con protección de datos empresarial.

Copilot para Microsoft 365 vs. Copilot Chat vs. Copilot Studio

• Copilot para Microsoft 365: panel lateral dentro de Word, Excel, PowerPoint, Outlook o Teams. Usa grounding en Microsoft Graph para devolver resultados con el mismo modelo de permisos que ya existe en Microsoft 365 (no “salta” permisos).
• Copilot Chat: chat con IA para trabajo y educación, por defecto basado en la web, con Enterprise Data Protection. No accede automáticamente a su contenido de Microsoft 365 durante la conversación (salvo extensiones/agentes).
• Copilot Studio: plataforma para crear agentes propios, conectar fuentes (SharePoint, web, archivos) y acciones (APIs/Power Automate). Permite extender Copilot y publicarlo en web, Teams y otros canales.

Cómo funciona Copilot: arquitectura, grounding en Microsoft Graph y LLM

A alto nivel, Copilot preprocesa el prompt, busca contexto relevante en el Microsoft Graph del inquilino (correos, archivos, reuniones, chats a los que el usuario tiene acceso), añade ese contexto al prompt (grounding) y lo envía a un modelo de lenguaje grande (LLM) hospedado en Azure. El resultado se posprocesa (formato, citas, controles responsables) y se devuelve en la app. Esta cadena respeta el perímetro de permisos del usuario; el contenido al que no tiene acceso no se usa en el grounding ni aparece en la respuesta.

Privacidad, seguridad y Enterprise Data Protection (EDP)

Microsoft detalla que los prompts, el contenido recuperado y las respuestas de Copilot para Microsoft 365 permanecen dentro del service boundary de Microsoft 365, con Microsoft actuando como encargado del tratamiento bajo los términos del DPA y Product Terms. No se usan para entrenar los modelos fundacionales, y el procesamiento se realiza mediante Azure OpenAI (no el servicio público de OpenAI). Además, Copilot Chat incluye EDP sin coste adicional e introduce registro de prompts y respuestas con las mismas políticas de retención de Microsoft 365.

Licencias de Copilot y modelo de consumo con presupuestos

Copilot se puede licenciar por usuario (Copilot para Microsoft 365) o por consumo en pay-as-you-go (PAYG) cuando se habilita el acceso a Copilot Chat/Agentes con facturación por uso. Desde julio de 2025, Microsoft introdujo presupuestos para Copilot en modo PAYG: permiten definir, monitorizar y aplicar límites de gasto por departamento o grupo, con visibilidad y control centralizado.

Requisitos técnicos y conectividad de red para Copilot en Microsoft 365

Copilot para Microsoft 365 comparte prácticamente los mismos requisitos de aplicaciones y red que Microsoft 365 Apps. Antes de un piloto, revise versiones de cliente, políticas del Centro de administración de Microsoft 365 y endpoints de conectividad corporativa permitidos por el proxy/firewall. Como referencia, Microsoft mantiene la lista de URLs e IPs de Microsoft 365 y un artículo específico de requisitos para Copilot.

Gobierno y cumplimiento con Microsoft Purview (AI, DLP y retención)

Para reducir riesgo, es recomendable gobernar el uso de IA con Microsoft Purview: políticas de DLP que cubran nuevas superficies (respuestas de Copilot), clasificación/etiquetado de sensibilidad y Data Security Posture Management for AI (antes “AI Hub”), que aporta visibilidad y controles a nivel organizativo sobre apps generativas. Microsoft publica guías para alinear Purview con Copilot y gestionar el ciclo de vida del dato en escenarios de IA.

Casos de uso de Copilot por departamento

Ofimática y comunicación

Redactar y resumir correos en Outlook, generar primeras versiones de documentos en Word, esbozar presentaciones en PowerPoint con estructura y notas, y convertir apuntes de reunión en Teams en tareas accionables.

Ventas y atención al cliente

Con Copilot for Sales, los vendedores obtienen resúmenes de oportunidades, preparación de reuniones y acceso al CRM (Dynamics 365 Sales o Salesforce) desde Teams y Outlook, enriqueciendo la productividad con datos actuales del pipeline.

Operaciones y finanzas

Explorar hojas de cálculo en Excel con preguntas naturales, proponer análisis de tendencias y generar borradores de informes mensuales que el equipo valida después.

Extender Copilot con Copilot Studio: agentes, datos y acciones

Cuando se necesita ir más allá del contenido ofimático, Copilot Studio permite crear agentes con conocimiento controlado (SharePoint/OneDrive/URLs/archivos) y dotarlos de acciones para consultar APIs internas, abrir tickets o iniciar flujos en Power Automate. La guía de Copilot Studio incluye buenas prácticas para diseñar temas, frases de disparo y recogida de datos, además de novedades como selección de modelos, lifecycle y conectividad.

1. Defina el alcance del agente (qué resuelve y qué no) y el tono.
2. Prepare datos canónicos (fuentes limpias, metadatos, versiones) y conéctelos.
3. Modele acciones con contratos de entrada/salida y mínimos privilegios (OAuth2, secretos en Key Vault).
4. Pruebe con un conjunto de preguntas reales y casos límite.
5. Publique en Teams/Web o canales adicionales y mida adopción y calidad.

Plan de despliegue de Copilot en 5 fases

1. Preparación: limpieza de permisos en SharePoint/OneDrive/Teams, activación de auditoría y revisión de endpoints de red.
2. Piloto: grupos reducidos por rol (redactores, soporte, ventas) con objetivos y encuestas de utilidad.
3. Gobierno mínimo: DLP para respuestas, retención de prompts, exclusión de ubicaciones de alto riesgo.
4. Escalado: añadir departamentos, activar presupuestos PAYG si aplica y paneles de métricas.
5. Mejora continua: rotación de contenidos canónicos, formación y revisión trimestral de políticas.

Prompts recomendados para Copilot en Microsoft 365

• Word: “Crea un borrador de 800 palabras con este índice y estas tres fuentes adjuntas; añade una tabla comparativa”.
• Excel: “Analiza esta tabla de ventas por región y detecta anomalías; sugiere 3 gráficos con explicación”.
• PowerPoint: “Genera 10 diapositivas a partir de este documento, con notas del orador y una diapositiva de riesgos”.
• Outlook: “Resume esta cadena y propone una respuesta profesional con tres opciones de tono”.
• Teams: “Convierte los puntos de esta reunión en un plan de 5 pasos con responsables y fechas”.

Limitaciones, buenas prácticas y errores habituales

• Alucinaciones: aunque se reduzcan con grounding, valide contenido crítico antes de enviarlo.
• Permisos heredados: si hay sitios abiertos por error, Copilot podría mostrar contenido que un usuario no debería ver; revise permisos antes del piloto.
• Gobierno tardío: activar Purview después multiplica incidencias; configúrelo desde el inicio.
• Costes sin control: si usa PAYG, habilite presupuestos y alertas.

Preguntas frecuentes sobre Copilot

Respuestas breves a dudas habituales en comités de proyecto y con usuarios finales.

Enlaces oficiales

• ¿Qué es Microsoft 365 Copilot?
• Arquitectura y funcionamiento de Copilot para Microsoft 365
• Copilot Chat: visión general y diferencias
• Privacidad y seguridad en Copilot para Microsoft 365
• Enterprise Data Protection en Copilot
• Requisitos de apps y red para Copilot
• URLs e IPs de Microsoft 365
• Documentación de Copilot Studio
• Novedades (2025 wave 1) de Copilot Studio
• Presupuestos en Copilot PAYG (TechCommunity)
• Purview para IA y Copilot
• Consideraciones de Data Security Posture Management for AI

Conclusión y siguientes pasos

Copilot aporta valor real cuando se apoya en permisos limpios, fuentes confiables y un gobierno que equilibra privacidad, seguridad y adopción. Diferencie claramente qué experiencia necesita (Copilot para Microsoft 365, Copilot Chat o Copilot Studio), empiece con un piloto bien medido y refuerce la calidad del contenido interno. Con Purview, EDP y presupuestos de consumo activados, el paso a producción resulta más previsible y auditable.