Trucos de licenciamiento de Microsoft 365 (2025): cómo optimizar costes sin perder capacidades
Esta guía amplía y explica con calma los patrones reales de ahorro en Microsoft 365: qué problema resuelven, cómo funcionan bajo el contrato de Microsoft, cómo implementarlos paso a paso, qué controles de cumplimiento necesitas y qué errores conviene evitar. Cubrimos Entra ID (P1/P2), Defender, Teams/Phone/Rooms, Exchange/OneDrive/SharePoint, Purview y Power BI/Fabric. La idea no es “hacer trampa”: es pagar sólo por lo que se usa y mantenerte conforme a las reglas de licenciamiento.
¿Quieres pagar menos por Microsoft 365 sin sorpresas?
En MSAdvance auditamos tu tenant, diseñamos perfiles y vendemos/suministramos licencias Microsoft 365 con descuentos (CSP/EA), facturación flexible y soporte. Así pagas lo justo, con evidencias de cumplimiento para auditoría.
Solicita tu auditoría de licencias Servicios de licenciamiento M365
Antes de empezar: cómo ahorrar sin incumplir
Qué problema resuelve: muchos “atajos” populares violan el contrato (por ejemplo, activar una función premium para todos con una sola licencia). El objetivo es optimizar, no exponerse.
En qué consiste: Microsoft exige licenciar a cada usuario que se beneficia de una función. Si una característica se configura a nivel de tenant (Purview, Auditoría, DLP…), debes acotar su alcance para que sólo afecte a usuarios con la licencia correcta.
Cómo se aplica en la práctica: diseña tus políticas (DLP, CA, MDO, eDiscovery…) dirigidas a grupos concretos y sustenta esas directivas con asignación de licencias por grupos. Documenta el “quién/quiénes se benefician”.
Errores típicos: suponer que “si el portal deja activarlo, entonces ya vale”, o mezclar usuarios licenciados y no licenciados bajo la misma política.
1) Servicios “de tenant” bien acotados: que sólo apliquen a quien tiene licencia
Qué problema resuelve: pagar de más por extender funciones premium a toda la organización, o peor, exponerte a no conformidades.
En qué consiste: muchas soluciones (p. ej., Audit Premium, eDiscovery (Premium), Insider Risk, Communication Compliance) se encendían históricamente “para todo el tenant”. Hoy se deben limitar a las personas/grupos con derecho (licencia).
Cómo implementarlo:
- Define grupos “Licenciados-Feature-X”.
- Asigna las licencias adecuadas a esos grupos.
- Apunta las políticas/retenciones/alertas únicamente a dichos grupos.
- Guarda evidencias (capturas, export de políticas, listado de miembros).
Indicadores de éxito: nº de usuarios realmente beneficiados ≈ nº de usuarios con licencia, y auditorías internas sin hallazgos.
2) E3 + complementos (E5 Security/Compliance) en colectivos críticos
Qué problema resuelve: “E5 para todos” suele ser innecesario y caro.
En qué consiste: estandariza en M365 E3 (productividad + base de seguridad) y añade E5 Security donde necesites XDR, gestión de identidades privilegiadas o protección avanzada; añade E5 Compliance donde requieras eDiscovery/Audit/Insider Risk.
Cómo implementarlo:
- Segmenta colectivos: Legal/Finanzas/Admins/VIP vs resto.
- Asigna E3 al estándar; añade E5 Security/E5 Compliance sólo a los colectivos críticos.
- Alínea políticas (DLP, Auditoría, PIM) con esos grupos.
Errores típicos: dar E5 a quien no usa nada avanzado o olvidar que los complementos requieren configurar políticas que sólo afecten a los licenciados.
3) Entra ID P1/P2: segmenta Conditional Access y PIM por grupos
Qué problema resuelve: pagar P1/P2 para toda la plantilla cuando sólo parte la necesita.
En qué consiste: P1 habilita Conditional Access, y P2 añade Privileged Identity Management (PIM) y gobierno avanzado. La clave es dirigir las políticas (CA, PIM) a grupos con licencia.
Cómo implementarlo: crea un grupo “CA-Licensed” y otro “PIM-Licensed”, asigna P1/P2 por group-based licensing y haz que las políticas sólo apliquen a esos grupos. Documenta dúo “política ↔ grupo con licencia”.
Guardrails: si un usuario sin P1 cae en el ámbito de una regla de CA avanzada, estaría “beneficiándose” sin licencia; evita ámbitos globales.
4) Pymes: Business Premium como “E3 + P1 + Defender” hasta 300 usuarios
Qué problema resuelve: duplicar compras en seguridad y gestión en entornos pequeños/medianos.
En qué consiste: Business Premium reúne Office completo, correo, Intune, Defender for Business (endpoint), Defender for Office 365 P1 y Conditional Access de Entra (P1) con límite de 300 usuarios por plan.
Cómo implementarlo: establece BP como licencia base; eleva a E3/E5 sólo a ciertos roles (por ejemplo, para Purview avanzado, voz compleja o BI a gran escala).
KPIs: tasa de incidencias de endpoint, cobertura de CA/Intune y coste por usuario frente a valor percibido.
5) Defender para Office 365: protege y licencia sólo los buzones afectados
Qué problema resuelve: proteger todo el correo de golpe y pagar licencias innecesarias.
En qué consiste: MDO (Safe Links/Attachments, anti-phishing) se asigna por políticas. Microsoft exige licenciar todo buzón beneficiado, incluidos los shared mailboxes si los cubres. El ahorro llega al empezar por colectivos de mayor riesgo y ampliar con datos.
Cómo implementarlo: crea grupos “Protegidos-MDO” (VIP, finanzas, externos), diseña políticas MDO apuntando sólo a esos grupos y amplía por oleadas según telemetría (detecciones, clics, adjuntos bloqueados).
Errores típicos: políticas globales sin segmentar o dejar fuera buzones compartidos que sí reciben protección.
6) Suites “sin Teams” + Teams aparte: paga Teams sólo donde se usa
Qué problema resuelve: pagar por Teams en colectivos que no lo utilizan (o usan otra herramienta).
En qué consiste: existen suites de Microsoft 365 y Office 365 con y sin Teams. Puedes comprar la suite “sin Teams” para roles que no lo usan y añadir Teams como producto separado sólo a quienes lo necesitan.
Cómo implementarlo: extrae un informe de uso de Teams por área, clasifica perfiles “sin Teams” vs “colaborativos”, y ajusta tus compras en la renovación. Revisa también necesidades de telefonía (ver truco 7).
Beneficio típico: reducción inmediata en backoffice/administración y colectivos con uso marginal de reuniones/chat.
7) Teams Rooms y dispositivos compartidos: licencias de sala, no de usuario
Qué problema resuelve: desperdiciar E1/E3/E5 en salas y teléfonos de pasillo.
En qué consiste: las salas se licencian con Teams Rooms (Basic o Pro) y los terminales comunes con Teams Shared Devices/Common Area Phone. Son licencias específicas y más baratas que una de usuario.
Cómo implementarlo: inventaría salas y dispositivos, clasifica por complejidad (salas pequeñas vs grandes), asigna Rooms Basic a las sencillas y Rooms Pro donde necesitas gestión, analítica y funciones avanzadas. Para teléfonos de recepción/almacén, usa Shared Devices en lugar de licencias de usuario.
Errores típicos: crear cuentas “falsas” de usuario para salas o teléfonos y asignarles E3.
8) Licenciamiento por dispositivo para puestos compartidos
Qué problema resuelve: estaciones de trabajo compartidas (recepción, planta, aulas) donde varios usuarios rotan sobre el mismo PC.
En qué consiste: Microsoft 365 Apps for enterprise (device-based) permite licenciar la suite de Office al dispositivo en vez de al usuario. Combinado con Intune y perfiles restringidos, simplifica y abarata.
Cómo implementarlo: une el dispositivo a Entra ID/Intune, crea un grupo de dispositivos “Office-por-dispositivo”, asigna la licencia y despliega Office con activación por dispositivo. Establece políticas de sesión y limpieza de perfiles.
Guardrails: valida que el escenario cumple los requisitos de “uso compartido” definidos por Microsoft.
9) Exchange Online Archiving: archivo en línea para EXO Plan 1
Qué problema resuelve: buzones que crecen sin freno y hacen pensar en “subir a E3/E5” sólo por el tamaño.
En qué consiste: con Exchange Online Archiving (add-on) habilitas archivo en línea con autoexpansión para usuarios con Exchange Online Plan 1. Obtienes archivado de varios cientos de GB a multi-TB sin cambiar de suite.
Cómo implementarlo: compra el add-on sólo para quienes lo necesitan (departamentos con alta retención, perfiles de correo intenso), habilita la característica y mueve reglas de archivado allí. Documenta qué buzones tienen el add-on.
10) OneDrive hasta 25 TB por usuario bajo solicitud
Qué problema resuelve: compras prematuras de almacenamiento adicional o soluciones externas cuando aún puedes escalar OneDrive.
En qué consiste: OneDrive comienza en 1 TB por usuario (ampliable a 5 TB en muchos planes) y, cumpliendo ciertos criterios, puede ampliarse hasta 25 TB por usuario mediante solicitud al soporte de Microsoft.
Cómo implementarlo: define umbrales (p. ej., al 80% de ocupación), estandariza el proceso de solicitud, y acompáñalo de políticas de ciclo de vida (ver truco 16) para no “guardar por guardar”.
11) Power BI/Fabric: capacidad para “muchos lectores, pocos autores”
Qué problema resuelve: costear cientos o miles de licencias Pro cuando la mayoría de usuarios sólo consume informes.
En qué consiste: al publicar en una capacidad de Microsoft Fabric (modelo de pago por capacidad), los usuarios Free pueden consumir contenido asignado a esa capacidad (dependiendo del SKU/capacidad elegida), reservando Pro/PPU sólo para quienes crean y publican.
Cómo implementarlo: calcula autores vs lectores; si los lectores son amplia mayoría, evalúa capacidad Fabric y reubica los workspaces de consumo; deja Pro/PPU a creadores/editores.
Nota práctica: revisa qué SKU de capacidad habilita tu patrón de consumo (los requisitos mínimos pueden variar por región/fecha).
12) Bajas: buzones inactivos (retención sin pagar licencias)
Qué problema resuelve: seguir pagando por licencias de personas que ya no están, únicamente “por si acaso” legal.
En qué consiste: si aplicas una política/etiqueta de retención o legal hold y das de baja la cuenta, Exchange convierte el buzón en inactive mailbox: se conserva el contenido por el periodo de retención sin requerir licencia.
Cómo implementarlo: normaliza el flujo de offboarding: (1) aplicar retención/hold, (2) verificar, (3) eliminar cuenta, (4) custodiar evidencias para auditoría.
13) Invitados B2B / External ID: colaboración externa sin asientos M365
Qué problema resuelve: asignar licencias internas a socios/proveedores temporales.
En qué consiste: los invitados B2B pueden colaborar (Teams, SharePoint, etc.) sin una licencia de Microsoft 365 en tu tenant. Si aplicas gobernanza/identidad avanzada a externos, el cómputo suele ir por MAU (usuarios activos mensuales) con un tramo gratuito en niveles básicos.
Cómo implementarlo: vincula tu tenant a una suscripción de Azure para la facturación MAU, define políticas específicas para invitados (MFA/CA) y separa claramente datos/recursos a los que pueden acceder.
14) Auto-claim y bloqueo de autoservicio: menos sorpresas en la factura
Qué problema resuelve: usuarios activando pruebas o compras por autoservicio que “rompen” el presupuesto.
En qué consiste: con Auto-claim policies, si un usuario inicia un servicio, consume una licencia disponible del “pool” correcto sin tickets manuales. En paralelo, bloquea/limita las compras y trials de autoservicio no deseadas.
Cómo implementarlo: define auto-claim por producto (Power Apps/Automate, Visio, etc.), revisa mensualmente el informe de asignaciones automáticas y deshabilita trials no aprobadas desde el centro de administración.
15) Licencias por grupos (group-based) + grupos dinámicos
Qué problema resuelve: licencias “huérfanas” al olvidarse de retirarlas cuando una persona cambia de rol o se va.
En qué consiste: asignas licencias a grupos (no a personas), y esos grupos son dinámicos (se llenan solos según atributos de Entra: departamento, país, centro de coste…). Alta/baja en RR. HH. → alta/baja de licencia automáticamente.
Cómo implementarlo: define tu catálogo de perfiles (E3, E3+Security, E3+Compliance, BP, F3…), crea grupos dinámicos para cada perfil y asigna licencias al grupo; registra las reglas y responsables.
16) Retención en OneDrive/SharePoint para contener almacenamiento
Qué problema resuelve: el “guardar todo para siempre” que infla costes y complica cumplimiento.
En qué consiste: configura la retención de OneDrive al eliminar usuarios (p. ej., 180–365 días según país) y aplica políticas/etiquetas de retención en SharePoint/Teams para equilibrar requisitos legales y coste. El objetivo es conservar lo necesario y eliminar el resto con prueba de disposición.
Cómo implementarlo: define tu tabla de conservación por país/serie documental, crea políticas base (correo, sitios, OneDrive), activa la revisión de disposición y automatiza reportes de espacio consumido.
Preguntas frecuentes
¿Puedo activar una función premium para todos con una única licencia?
No. Debes licenciar a quien se beneficia de la función y acotar las políticas para que sólo afecten a esos usuarios.
¿Business Premium evita tener que comprar P1 aparte?
Sí, incluye Conditional Access (P1), Intune y Defender for Business, además de Office completo. Es ideal como base hasta 300 usuarios por plan.
¿Puedo reducir licencias Pro de Power BI con Fabric?
Si la mayor parte de tu gente sólo lee y publicas en una capacidad Fabric adecuada, puedes dejar Pro/PPU para autores y editores, y que los lectores consuman en la capacidad.
¿Cómo conservo correo de ex-empleados sin pagar licencia?
Aplica retención o legal hold, verifica y elimina la cuenta. El buzón queda “inactivo” y se conserva por el periodo configurado sin licencia.
Cómo te ayudamos desde MSAdvance
Venta y suministro al mejor precio: como partner, podemos vender y suministrar licencias de Microsoft 365 con descuentos, promociones oficiales y facturación mensual o anual, prorrateada y con desglose por centro de coste.
Optimización y cumplimiento: hacemos un health-check de licencias, proponemos tu mezcla óptima (E3 + complementos, BP, Frontline, Teams separado, Fabric…), montamos group-based licensing, auto-claim y bloqueos de autoservicio, y dejamos evidencias para auditorías.
